Отель с рестораном: POS, кухня и склад в одной системе

Ресторан или бар приносят отелю дополнительный доход, но часто это и самый слабо контролируемый отдел. Причина простая: номера — в одной программе, касса ресторана — в другой, склад — в тетради или Excel. Каждое «ручное перенесение» между ними — место, где теряются деньги.

Где утекают деньги

• Гость ужинает и говорит «запишите на номер», но счёт не попадает в его фолио и забывается при выезде.
• Цена блюда не покрывает себестоимость: продукты подорожали, а меню не обновили.
• Продукты на складе убывают, но сколько израсходовано, сколько испорчено и сколько «пропало» — неизвестно.
• Никто не сверяет, сколько порций кухня приготовила утром и сколько осталось вечером.

1. Запись ресторанного счёта на номер

Если POS ресторана и система отеля — одно целое, официант при закрытии заказа выбирает «записать на номер», и сумма автоматически попадает в фолио гостя. При выезде гость видит и оплачивает один счёт за проживание, мини-бар и ресторан. Ничего не забывается, бумажки между ресепшном и рестораном не бегают.

2. Заказ попадает на кухню без бумаги

Как только официант вводит заказ, он сразу появляется на экране кухни или бара. Повар видит, какой стол что заказал и когда, и отмечает блюдо готовым. Бумажные чеки не теряются, очередь заказов остаётся упорядоченной.

3. Рецептура и себестоимость блюд

Для каждого блюда заведите рецепт: какие продукты и в каком количестве, сколько порций даёт рецепт. Тогда система считает себестоимость по реальной цене продуктов на складе. Если продукты подорожали, сразу видно, какие блюда перестали приносить прибыль.

Ключевой показатель — food cost: доля себестоимости в цене продажи. Многие рестораны стараются держать его в районе 25–35%. Если выше — пора пересмотреть цену, порцию или поставщика.

4. Склад: приход, перемещение и списание

Складской учёт держится на трёх движениях: приём товара (приход), перемещение со склада на кухню и списание испорченного или негодного продукта. Если каждое движение оформлено документом, вы в любой момент знаете остаток и его стоимость.

• Принимайте приход от поставщика документом — цена обновляется автоматически.
• Ведите перемещения на кухню с отправкой и приёмкой: недостача видна сразу.
• Списывайте с указанием причины: истёк срок, испорчено, потери при приготовлении.
• Получайте предупреждения о заканчивающихся продуктах, чтобы закупка не опаздывала.

5. Ежедневный контроль

Кухня каждый день записывает в журнал, что и сколько приготовлено. В конце дня движение склада, производство и продажи сверяются в одном отчёте: сколько продуктов получено, сколько блюд приготовлено, продано и списано. Ответственные сотрудники получают дневную сводку уведомлением.

Какие показатели отслеживать

• Выручка ресторана за день и месяц в сравнении с прошлым периодом.
• Средний чек и количество гостей.
• Самые продаваемые блюда и их себестоимость.
• Продажи по часам — для планирования смен.
• Сумма списаний и число заканчивающихся продуктов.

Итог

Самый надёжный способ контролировать деньги в отеле с рестораном — вести номера, ресторан, кухню и склад в одной системе. Тогда счёт гостя полный, себестоимость считается по реальным ценам, а каждое движение на складе зафиксировано.

В Smartel всё это в одной панели: POS ресторана и запись на номер, экран кухни, рецептуры и себестоимость, журнал производства, приход, перемещения, списания и предупреждения о заканчивающихся продуктах, а также отчёты ресторана и кухни.